Quy trình vận chuyển hàng quốc tế: Từ Booking đến giao hàng

Một lô hàng quốc tế phải trải qua nhiều công đoạn trước khi được giao đến tay người nhận. Quy trình vận chuyển hàng quốc tế bắt đầu từ việc đặt booking, chuẩn bị hàng, hoàn thiện chứng từ, khai báo hải quan, đưa hàng vào cảng và theo dõi trong suốt hành trình.

Khi hàng đến cảng đích, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục nhập khẩu, hoàn tất các điều kiện nhận hàng, điều phối giao hàng và xác nhận kết quả giao nhận. Mỗi công đoạn đều có những thông tin, chứng từ, thời hạn và rủi ro riêng cần được kiểm soát.

Cùng 90000 Logistic tìm hiểu chi tiết quy trình vận chuyển hàng quốc tế từ khi booking được xác nhận đến khi hàng được giao thành công, đồng thời tìm hiểu những mốc quan trọng và rủi ro cần kiểm soát trong từng giai đoạn.

Trước khi booking, cần xác định những thông tin nào?

Trước khi gửi yêu cầu booking, doanh nghiệp hoặc forwarder cần xác định tương đối đầy đủ thông tin của shipment. Đây là cơ sở để lựa chọn tuyến, phương thức vận chuyển, loại container và lịch tàu phù hợp.

Một số thông tin cơ bản gồm:

• Nơi lấy hàng và nơi giao hàng
• Cảng đi và cảng đến
• Tên và đặc điểm hàng hóa
• Số kiện
• Trọng lượng
• Thể tích
• Loại container
• Thời điểm hàng sẵn sàng
• Thời gian dự kiến muốn xuất hàng
• Điều kiện Incoterms
• Các yêu cầu đặc biệt đối với hàng hóa nếu có

Commodity, trọng lượng, thể tích, tuyến đường và thời gian yêu cầu có thể ảnh hưởng đến phương án vận chuyển và chi phí. Do đó, booking cần được xây dựng dựa trên đầy đủ thông tin của shipment.

FCL và LCL khác nhau ở giai đoạn này như thế nào?

Với FCL, doanh nghiệp sử dụng nguyên container cho shipment. Container rỗng được cấp và đưa về địa điểm đóng hàng trước khi vận chuyển đến cảng.

Với LCL, hàng của nhiều chủ hàng được tập kết tại CFS để kiểm đếm, phân loại và đóng chung vào container. Vì vậy, quy trình xử lý có thêm công đoạn gom hàng và consolidation.

Booking: Đặt chỗ được xử lý như thế nào?

Sau khi có thông tin shipment, forwarder gửi Booking Request đến carrier hoặc thực hiện booking theo thỏa thuận dịch vụ. Carrier sẽ kiểm tra khả năng tiếp nhận shipment trên chuyến tàu dự kiến.

Quy trình cơ bản có thể khái quát:

Booking Request → Kiểm tra space → Phân bổ chỗ → Booking Confirmation

Khi booking được xác nhận, doanh nghiệp thường nhận được các thông tin như booking number, vessel, voyage, POL, POD, ETD, ETA và loại container. Booking Confirmation cũng có thể nêu địa điểm giao container và các deadline liên quan đến shipment.

Booking confirmed không có nghĩa là hàng đã bắt đầu được vận chuyển. Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành nhiều công việc trước khi container có thể được xếp lên tàu.

Booking có thể thay đổi sau khi xác nhận không?

Có. Lịch tàu, tình trạng space, container hoặc kế hoạch khai thác có thể thay đổi trong quá trình xử lý.

Một booking có thể phát sinh amendment, cancellation, vessel change, schedule change hoặc roll booking. Roll booking xảy ra khi shipment không được vận chuyển trên chuyến tàu dự kiến và phải chuyển sang chuyến sau.

Vì vậy, sau khi nhận Booking Confirmation, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và các deadline thay vì chỉ lưu booking number.

Sau booking, hàng được chuẩn bị như thế nào?

Khi booking đã được xác nhận, doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hàng theo kế hoạch vận chuyển. Các thông tin trên chứng từ cũng cần được đối chiếu với hàng thực tế.

Với FCL, quy trình thường gồm:

Container rỗng → Đóng hàng → Niêm seal → Trucking → Gate-in

Với LCL, quy trình thường gồm:

Nhà máy hoặc kho → Trucking → CFS → Kiểm đếm → Consolidation → Đóng container

Trong quá trình này, doanh nghiệp cần kiểm tra tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng, kích thước, shipping mark, container number và seal number. Nếu các thông tin này thay đổi sau khi chứng từ đã được phát hành, doanh nghiệp có thể phải cập nhật hoặc sửa đổi hồ sơ liên quan.

Cut-off: Vì sao hàng đã chuẩn bị xong vẫn có thể lỡ chuyến?

Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp cần theo dõi các deadline của shipment. Tùy từng tuyến, carrier và terminal, booking có thể có nhiều mốc thời gian khác nhau.

Mốc thời gian	Ý nghĩa
SI Cut-off	Thời hạn gửi Shipping Instruction
VGM Cut-off	Thời hạn cung cấp Verified Gross Mass
CY/Cargo Cut-off	Thời hạn đưa container hoặc hàng vào cảng
ETD	Thời gian dự kiến tàu khởi hành
ATD	Thời gian thực tế tàu khởi hành

Các deadline cụ thể không giống nhau đối với mọi shipment. Chẳng hạn, Maersk cho biết VGM cut-off có thể phụ thuộc vào yêu cầu của từng terminal và được thông báo theo Booking Confirmation.

Việc kiểm soát deadline rất quan trọng vì hàng đã đóng xong nhưng container được đưa vào cảng sau thời hạn quy định thì shipment có thể không kịp chuyến tàu. Tương tự, việc gửi chậm thông tin chứng từ có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý shipment.

Shipping Instruction: Thông tin shipment được chốt như thế nào?

Shipping Instruction hay SI là bộ thông tin được cung cấp cho carrier để xử lý chứng từ vận tải, đặc biệt là việc phát hành Bill of Lading. SI thường được chuẩn bị sau khi booking được xác nhận và thông tin hàng hóa đã tương đối đầy đủ.

SI có thể bao gồm:

• Shipper
• Consignee
• Notify party
• Cargo description
• Package
• Gross weight
• Measurement
• Container và seal
• Port information
• Freight information

Maersk hiện phân chia quy trình SI thành các nhóm thông tin về parties, payers, cargo và VGM, sau đó thực hiện bước review trước khi hoàn tất.

Thông tin shipment cần được thống nhất giữa các chứng từ. Ví dụ, thông tin về hàng hóa có thể xuất hiện trong Commercial Invoice, Packing List, Customs Declaration, Shipping Instruction và Bill of Lading.

Nếu các thông tin này không khớp, doanh nghiệp có thể phải giải trình hoặc thực hiện amendment. Vì vậy, SI là một bước kiểm soát dữ liệu quan trọng chứ không chỉ là thủ tục hành chính.

VGM: Vì sao phải xác nhận trọng lượng container?

VGM, viết tắt của Verified Gross Mass, là trọng lượng toàn bộ container sau khi đóng hàng đã được xác minh. Theo IMO, shipper có trách nhiệm cung cấp verified gross mass đủ sớm để thông tin được sử dụng trong kế hoạch xếp hàng.

Có hai phương pháp xác định VGM:

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container sau khi đóng hàng.

Phương pháp 2: Cân tổng hàng hóa, bao bì, pallet, vật liệu chèn và các thành phần liên quan, sau đó cộng với tare weight của container.

VGM là điều kiện cần thiết đối với container đóng hàng trước khi được xếp lên tàu theo yêu cầu của SOLAS. Nếu VGM không được cung cấp theo yêu cầu, container có thể bị giữ xử lý hoặc không được xếp lên tàu tùy theo quy trình của terminal và carrier.

Vì vậy, việc hàng đã đóng xong chưa đồng nghĩa shipment đã sẵn sàng cho loading. Các yêu cầu về chứng từ và thông tin vận hành cũng cần được hoàn tất đúng thời hạn.

Hải quan xuất khẩu: Hàng đã đóng xong vẫn cần được thông quan

Song song với việc chuẩn bị hàng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu theo loại hình và đặc điểm của shipment. Hồ sơ cần chuẩn bị phụ thuộc vào hàng hóa và quy định áp dụng.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Commercial Invoice
• Packing List
• Hợp đồng hoặc chứng từ liên quan
• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu áp dụng
• Các chứng từ khác theo từng trường hợp

Sau khi khai báo, tờ khai được tiếp nhận và xử lý theo quy định. Tùy kết quả phân luồng, cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.

Một số vấn đề có thể khiến shipment phát sinh xử lý thêm gồm:

• Thông tin khai báo chưa chính xác
• Chứng từ không thống nhất
• Vấn đề về HS code
• Hàng thuộc diện phải có giấy phép
• Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
• Thông tin trên hồ sơ không phù hợp với hàng thực tế

Do đó, thủ tục hải quan có liên quan trực tiếp đến độ chính xác của dữ liệu được chuẩn bị từ những bước đầu tiên.

Gate-in và loading: Container vào cảng rồi thì chuyện gì xảy ra?

Sau khi hoàn thành các điều kiện cần thiết, container được vận chuyển đến terminal để gate-in. Tại đây, container được tiếp nhận và đưa vào khu vực khai thác theo kế hoạch của cảng.

Quy trình tại cảng có thể khái quát:

Truck → Gate-in → Yard → Loading plan → Vessel → Departure

Container vào cảng chưa có nghĩa là tàu đã khởi hành. Container vẫn phải được tiếp nhận, đưa vào khu vực khai thác và xếp theo kế hoạch của terminal.

Ở giai đoạn này cần phân biệt ETD và ATD. ETD là thời gian dự kiến tàu khởi hành, còn ATD là thời gian thực tế tàu khởi hành.

Vận chuyển quốc tế: Shipment được theo dõi như thế nào?

Khi tàu rời cảng, shipment bước vào giai đoạn international transit. Tùy tuyến, lô hàng có thể được vận chuyển trực tiếp hoặc phải qua một cảng trung chuyển.

Direct service: Origin → Destination

Transshipment: Origin → Hub → Destination

Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần theo dõi các thông tin như:

• Container number
• Vessel
• Voyage
• ATD
• ETA
• Cảng trung chuyển nếu có
• Các thay đổi về schedule
• Actual arrival khi tàu đến cảng đích

ETA là thời gian dự kiến nên có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển. Nếu shipment bị delay tại cảng trung chuyển hoặc lỡ connection, thời gian giao hàng dự kiến có thể bị kéo dài.

Tàu cập cảng chưa có nghĩa hàng có thể được giao ngay

Khi tàu đến cảng đích, shipment vẫn còn một số công đoạn cần hoàn thành. Đây là giai đoạn chuyển từ vận chuyển quốc tế sang xử lý hàng tại đầu nhập.

Quy trình đầu nhập có thể khái quát:

ATA → Arrival Notice → Import Customs → Cargo Release → Delivery

ATA là Actual Time of Arrival, tức thời điểm tàu thực tế đến cảng. Sau đó, doanh nghiệp nhập khẩu cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để hàng được release trước khi chuyển sang bước giao hàng.

Hải quan nhập khẩu: Từ hàng đến cảng đến khi được phép nhận hàng

Hồ sơ nhập khẩu phụ thuộc vào loại hình và mặt hàng, nhưng có thể bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Commercial Invoice
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương ứng
• Packing List trong trường hợp áp dụng
• Giấy phép nhập khẩu nếu có
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu có
• Các chứng từ khác theo quy định

Cơ quan Hải quan Việt Nam quy định về hồ sơ, địa điểm đăng ký tờ khai và trình tự xử lý tùy từng loại hình hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hình và chuẩn bị hồ sơ phù hợp ngay từ đầu.

Các vấn đề về chứng từ, khai báo, thuế hoặc kiểm tra chuyên ngành có thể khiến quá trình thông quan kéo dài hơn dự kiến. Điều này cũng cho thấy arrival, customs clearance và cargo release không phải lúc nào cũng xảy ra cùng thời điểm.

Delivery Order và cargo release: Khi nào hàng có thể được đưa ra khỏi cảng?

Sau khi hoàn tất các yêu cầu cần thiết ở đầu nhập, shipment chuyển sang giai đoạn release. Một chứng từ thường gặp là D/O.

Tùy mô hình vận chuyển và bên cung cấp dịch vụ, D/O được sử dụng trong quá trình phối hợp nhận hàng theo yêu cầu của carrier hoặc forwarder. Doanh nghiệp cũng cần hoàn thành các điều kiện liên quan đến phí, chứng từ và thủ tục trước khi hàng được release.

Vì vậy, khi theo dõi shipment, không nên chỉ hỏi “tàu đã đến chưa”. Cần xác định thêm hàng đã hoàn tất thủ tục nhập khẩu hay chưa và đã đủ điều kiện để thực hiện giao hàng hay chưa.

Last-mile: Chặng cuối đưa hàng về kho người nhận

Sau khi cargo được release, đơn vị vận chuyển tiến hành điều phối giao hàng. Các thông tin cần phối hợp gồm phương tiện, địa chỉ giao hàng, thời gian giao, người nhận và yêu cầu dỡ hàng nếu có.

Quy trình thường gồm:

Port/CFS → Truck → Warehouse → Unloading → Checking → POD

Khi nhận hàng, consignee nên kiểm tra số lượng và tình trạng kiện hàng. Nếu phát hiện dấu hiệu hư hỏng hoặc bất thường, cần ghi nhận ngay trong chứng từ giao nhận và thông báo cho bên phụ trách theo quy trình xử lý.

Sau khi giao hàng hoàn tất, POD, viết tắt của Proof of Delivery, được sử dụng để xác nhận kết quả giao nhận.

Một shipment có thể phát sinh rủi ro ở những đâu?

Các vấn đề có thể xuất hiện ở nhiều giai đoạn khác nhau:

Giai đoạn	Rủi ro thường gặp	Ảnh hưởng
Booking	Hết space, thay đổi lịch, roll booking	Lùi lịch vận chuyển
Chuẩn bị hàng	Hàng chưa sẵn sàng	Có thể miss cut-off
Chứng từ	Sai thông tin SI hoặc B/L	Phải amendment
VGM	Thiếu hoặc sai thông tin	Có thể ảnh hưởng đến loading
Hải quan xuất	Hồ sơ cần bổ sung hoặc kiểm tra	Chậm thông quan
Cảng	Congestion, thay đổi lịch khai thác	ETD thay đổi
Transit	Delay, missed connection	ETA thay đổi
Hải quan nhập	Chưa hoàn tất clearance	Chưa thể release
Destination	Chưa hoàn thành điều kiện nhận hàng	Chậm giao
Last-mile	Thiếu xe, sai địa chỉ, không có người nhận	Delivery delay

Các rủi ro trong bảng không hoàn toàn độc lập với nhau. Một vấn đề về chứng từ có thể khiến thủ tục hải quan kéo dài và tiếp tục ảnh hưởng đến lịch giao hàng.

Vì vậy, quản lý shipment hiệu quả không chỉ là theo dõi vị trí của hàng hóa. Doanh nghiệp cần theo dõi cả deadline, chứng từ và trạng thái xử lý của từng milestone.

Ai chịu trách nhiệm trong từng công đoạn?

Một shipment thường có sự tham gia của nhiều bên. Phạm vi công việc cụ thể của mỗi bên phụ thuộc vào hợp đồng dịch vụ, Incoterms và cách doanh nghiệp tổ chức hoạt động logistics.

Bên tham gia	Công việc chính
Shipper	Chuẩn bị hàng, thông tin và chứng từ thương mại
Forwarder	Điều phối booking, chứng từ, vận chuyển và các dịch vụ theo phạm vi được thuê
Carrier	Thực hiện vận chuyển quốc tế
Customs	Kiểm tra và xử lý thủ tục hải quan theo thẩm quyền
Terminal/CFS	Tiếp nhận, lưu giữ và xử lý container hoặc hàng hóa
Destination agent	Hỗ trợ xử lý shipment tại đầu đến theo phạm vi dịch vụ
Consignee	Thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu và phối hợp nhận hàng

Khi shipment gặp vấn đề, doanh nghiệp cần xác định rõ shipment đang ở milestone nào và vấn đề thuộc phạm vi xử lý của bên nào. Đồng thời, cần xác định điều kiện nào phải được hoàn thành để shipment có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Toàn bộ hành trình của một shipment được kiểm soát bằng những mốc nào?

Có thể tóm tắt toàn bộ hành trình bằng timeline:

Booking Confirmed → Cargo Ready → SI Submitted → VGM Submitted → Export Customs Cleared → Gate-in → Vessel Loaded → ATD → Transit/Transshipment → ATA → Import Customs Cleared → Cargo Released → Delivery → POD

Mỗi milestone đánh dấu một trạng thái khác nhau của shipment. Theo dõi được các milestone này giúp doanh nghiệp biết lô hàng đang ở đâu, bước tiếp theo là gì và có vấn đề nào cần xử lý trước khi shipment chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Kết luận

Từ một booking ban đầu đến khi hàng được giao thành công là cả một chuỗi công việc liên quan đến hàng hóa, chứng từ, hải quan, vận chuyển và giao nhận. Mỗi công đoạn đều có những deadline và điều kiện riêng, trong khi một vấn đề phát sinh ở đầu chuỗi có thể ảnh hưởng đến các bước phía sau.

Vì vậy, khi quản lý một lô hàng quốc tế, doanh nghiệp không chỉ cần biết hàng đang ở đâu. Điều quan trọng hơn là xác định shipment đang ở milestone nào, bước tiếp theo cần hoàn thành những gì và có rủi ro nào cần được xử lý trước.

90000 Logistic hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hành trình vận chuyển hàng quốc tế từ booking đến giao hàng, với phương án phù hợp cho từng tuyến, loại hàng và nhu cầu của doanh nghiệp.