Hướng dẫn phân biệt Transit Time và Thời gian giao hàng

Transit Time và thời gian giao hàng là hai khái niệm quan trọng trong vận chuyển quốc tế. Hiểu đúng sự khác biệt giúp doanh nghiệp dự tính lịch nhận hàng và hạn chế sai lệch khi lập kế hoạch logistics.

Trong bài viết này, 90000 Logistic sẽ giải thích Transit Time, thời gian giao hàng và các yếu tố ảnh hưởng đến hai khái niệm này. Đồng thời, bài viết hướng dẫn cách tính thời gian giao hàng và những điểm doanh nghiệp cần kiểm tra khi nhận báo Transit Time.

Transit Time là gì?

Transit Time là khoảng thời gian một lô hàng cần để di chuyển giữa các điểm trong hành trình vận chuyển. Cách tính cụ thể phụ thuộc vào carrier và loại dịch vụ được sử dụng.

Với vận tải biển, Transit Time là thời gian cần thiết để vận chuyển hàng từ điểm xuất phát sau khi hàng được nhận. Khái niệm này tập trung vào thời gian hàng di chuyển giữa các điểm.

Trong thực tế, Transit Time có thể được tính theo ngày hoặc ngày làm việc để giao hàng và không tính ngày lấy hàng.

Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định mọi báo giá đều tính Transit Time theo cùng một cách. Cần kiểm tra rõ mốc bắt đầu, mốc kết thúc và loại ngày được sử dụng.

Thời gian giao hàng là gì?

Thời gian giao hàng là khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp bắt đầu xử lý lô hàng đến khi hàng được giao đến điểm nhận. Phạm vi này có thể bao gồm nhiều công đoạn ngoài thời gian vận chuyển.

Một đơn hàng quốc tế có thể trải qua chuẩn bị hàng, pickup, thông quan và vận chuyển. Sau đó, hàng còn có thể cần thông quan nhập khẩu và giao chặng cuối.

Vì vậy, thời gian giao hàng thực tế thường rộng hơn phạm vi Transit Time. Tuy nhiên, phạm vi cụ thể vẫn phụ thuộc vào điều kiện dịch vụ của từng carrier.

Transit Time và thời gian giao hàng khác nhau thế nào?

Điểm khác biệt chính nằm ở phạm vi thời gian được đo. Transit Time tập trung vào thời gian vận chuyển, còn thời gian giao hàng có thể bao quát toàn bộ hành trình đến người nhận.

Tiêu chí	Transit Time	Thời gian giao hàng
Phạm vi	Một phần hoặc một chặng vận chuyển	Toàn bộ quá trình đến điểm giao
Mục đích	Đánh giá thời gian vận chuyển	Lập kế hoạch nhận hàng
Có thể bao gồm pickup	Tùy carrier	Có thể có
Có thể bao gồm thông quan	Tùy dịch vụ	Có thể có
Có thể bao gồm last-mile	Tùy dịch vụ	Có
Cách tính	Theo quy định của carrier	Phụ thuộc toàn bộ quy trình

Cần lưu ý thời gian hàng nằm trên biển khác với thời gian vận chuyển door-to-door. Các bước như chứng từ, thông quan và bốc dỡ có thể tạo thêm thời gian cho toàn bộ hành trình.

Vì vậy, một lô hàng có Transit Time 7 ngày không có nghĩa hàng chắc chắn được giao sau 7 ngày. Doanh nghiệp cần xác định những công đoạn nằm ngoài Transit Time trước khi cam kết lịch nhận hàng.

Vì sao Transit Time không bằng thời gian giao hàng?

Transit Time chỉ phản ánh một phần của hành trình vận chuyển. Trước và sau chặng vận chuyển chính vẫn có thể phát sinh nhiều hoạt động khác.

Với hàng quốc tế, doanh nghiệp có thể cần xử lý chứng từ và thủ tục hải quan. Sau đó, hàng còn phải được vận chuyển từ cảng hoặc sân bay đến địa chỉ cuối cùng.

Cần phân biệt thời gian vận chuyển trên biển với thời gian door-to-door. Các công đoạn trước và sau chuyến vận chuyển chính có thể làm tổng thời gian kéo dài hơn.

Lưu ý một số lô hàng có thể cần thêm thời gian do thủ tục thông quan. Thời gian vận chuyển vì vậy không nên được hiểu là một mốc giao hàng tuyệt đối.

Những yếu tố ảnh hưởng đến Transit Time và thời gian giao hàng

Phương thức vận chuyển

Mỗi phương thức vận chuyển có đặc điểm thời gian khác nhau. Air freight thường có hành trình vận chuyển ngắn hơn sea freight.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xét cả thời gian xử lý trước và sau chặng vận chuyển. Không nên chỉ so sánh số ngày Transit Time.

Tuyến đường và điểm đến

Khoảng cách và cấu trúc tuyến ảnh hưởng trực tiếp đến Transit Time. Tuyến có nhiều điểm trung chuyển cũng có thể phát sinh thêm thời gian.

Với vận tải biển, Transit Time phụ thuộc vào cả điểm đi và điểm đến. Địa lý của tuyến vận chuyển là một yếu tố quan trọng khi ước tính thời gian.

Cut-off time

Cut-off time có thể ảnh hưởng đến ngày shipment được xử lý. Nếu hàng được pickup sau thời điểm quy định, lô hàng có thể chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

FedEx Việt Nam hiện quy định shipment được pickup sau cut-off sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo. Transit time extension của FedEx cũng được tính theo ngày làm việc.

Thông quan

Thông quan là một trong những yếu tố có thể kéo dài thời gian giao hàng. Điều này đặc biệt đáng chú ý với các lô hàng quốc tế.

FedEx lưu ý một số mặt hàng và lô hàng giá trị cao có thể cần thêm thời gian do thủ tục thông quan. UPS cũng cho biết một số hàng hóa có thể cần thêm thời gian Transit Time vì customs clearance.

Last-mile delivery

Sau khi hàng đến quốc gia đích, shipment vẫn có thể cần chặng giao cuối. Thời gian này phụ thuộc vào địa chỉ nhận và mạng lưới giao hàng.

Vì vậy, ETA tại sân bay hoặc cảng không nhất thiết là thời điểm khách nhận hàng. Doanh nghiệp cần xác định rõ điểm kết thúc của báo giá vận chuyển.

Transit Time, ETA và Lead Time khác nhau thế nào?

Ba thuật ngữ này thường xuất hiện cùng nhau nhưng không mang cùng ý nghĩa.

Thuật ngữ	Ý nghĩa chính
Transit Time	Thời gian vận chuyển theo phạm vi dịch vụ
ETA	Thời điểm dự kiến hàng đến
Lead Time	Tổng thời gian cần cho một quy trình
Delivery Time	Thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hàng được giao

ETA thường được sử dụng để chỉ thời điểm dự kiến hàng đến một địa điểm. Vì vậy, ETA tại cảng không nên mặc định là thời điểm giao tận nơi.

Doanh nghiệp cần kiểm tra ETA đang được tính cho cảng, sân bay, kho hay địa chỉ cuối cùng. Đây là cách tránh nhầm giữa thời gian hàng đến một điểm trung gian và thời gian giao hàng thực tế.

Cách tính thời gian giao hàng dự kiến

Doanh nghiệp có thể chia hành trình thành từng khoảng thời gian để dễ lập kế hoạch. Cách này giúp hạn chế việc lấy Transit Time làm tổng thời gian giao hàng.

Có thể tham khảo công thức:

Thời gian giao hàng dự kiến = Thời gian xử lý + Thời gian chờ + Transit Time + Thông quan + Last-mile + Buffer

Đây là công thức quản trị tham khảo, không phải công thức tính Transit Time tiêu chuẩn của mọi carrier. Mỗi dịch vụ có thể bao gồm hoặc loại trừ một số công đoạn.

Ví dụ cách tính Transit Time và thời gian giao hàng

Giả sử một doanh nghiệp có lô hàng quốc tế với các khoảng thời gian dự kiến như sau:

Công đoạn	Thời gian minh họa
Chuẩn bị hàng	1 ngày
Chờ pickup	1 ngày
Transit Time	7 ngày
Thông quan nhập khẩu	1 ngày
Last-mile	1 ngày
Buffer	1 ngày

Tổng thời gian dự kiến là 12 ngày. Trong đó, Transit Time chỉ chiếm 7 ngày.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên báo khách rằng hàng sẽ được giao sau 7 ngày chỉ dựa trên Transit Time. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào các công đoạn khác trong hành trình.

Doanh nghiệp cần hỏi gì khi được báo Transit Time?

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên xác nhận rõ phạm vi của Transit Time. Một số câu hỏi cần kiểm tra gồm:

• Transit Time bắt đầu từ thời điểm nào?
• Transit Time kết thúc ở đâu?
• Tính theo ngày làm việc hay ngày lịch?
• Có bao gồm thời gian pickup không?
• Có bao gồm thông quan không?
• Có bao gồm last-mile không?
• ETA là thời điểm hàng đến đâu?
• Có thời gian buffer cho các trường hợp phát sinh không?

FedEx cho phép doanh nghiệp tra cứu thời gian vận chuyển dựa trên nơi gửi, nơi nhận, thông tin lô hàng và ngày vận chuyển. Carrier cũng lưu ý thời gian có thể thay đổi theo điểm đến và đặc điểm của shipment.

Doanh nghiệp nên xác nhận những điều kiện này trước khi dùng Transit Time để cam kết lịch giao hàng. Cách này giúp hạn chế chênh lệch giữa lịch dự kiến và thời gian nhận hàng thực tế.

5 sai lầm khi ước tính thời gian giao hàng quốc tế

1. Lấy Transit Time làm thời gian giao hàng

Đây là sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch vận chuyển. Transit Time có thể chỉ phản ánh một phần của hành trình.

2. Không kiểm tra cách carrier tính ngày

Một số dịch vụ sử dụng ngày làm việc thay vì ngày lịch. Cut-off time cũng có thể làm thay đổi ngày bắt đầu tính thời gian.

3. Bỏ qua thời gian thông quan

Thông quan có thể kéo dài thời gian giao hàng của một số shipment. Doanh nghiệp nên đưa công đoạn này vào kế hoạch nếu dịch vụ không bao gồm.

4. Nhầm ETA với thời điểm giao tận nơi

ETA có thể gắn với một điểm trung gian trong hành trình. Doanh nghiệp cần xác định chính xác ETA đang thể hiện thời điểm nào.

5. Không có thời gian dự phòng

Transit Time thường là thời gian ước tính theo điều kiện vận hành nhất định. Các yếu tố như congestion, thời tiết hoặc volume tăng cao có thể làm hành trình kéo dài.

Làm thế nào để dự kiến thời gian giao hàng chính xác hơn?

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ điểm bắt đầu và điểm kết thúc của thời gian cần dự báo. Sau đó, tách Transit Time khỏi các công đoạn xử lý khác.

Tiếp theo, doanh nghiệp nên kiểm tra lịch vận chuyển, cut-off time và điều kiện thông quan. Nếu lịch giao hàng quan trọng, nên bổ sung buffer phù hợp với tuyến và loại hàng.

Quan trọng nhất, không nên dùng một con số Transit Time để đại diện cho toàn bộ hành trình. Doanh nghiệp cần nhìn thời gian giao hàng theo từng công đoạn từ lúc hàng sẵn sàng đến khi giao tận nơi.

Kết luận

Transit Time và thời gian giao hàng là hai khái niệm liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Transit Time tập trung vào thời gian vận chuyển, còn thời gian giao hàng có thể bao gồm nhiều công đoạn khác.

Hiểu đúng hai khái niệm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng và giao hàng thực tế hơn. Nếu cần tư vấn tuyến vận chuyển và thời gian giao hàng phù hợp, doanh nghiệp có thể liên hệ 90000 Logistic để được hỗ trợ theo từng lô hàng.