Làm gì khi hàng dễ vỡ bị hư hỏng khi vận chuyển quốc tế?

Hàng dễ vỡ bị hư hỏng khi vận chuyển quốc tế có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại về hàng hóa, chi phí và tiến độ giao hàng. Trong bài viết này, 90000 Logistics sẽ làm rõ cách xử lý sự cố, chuẩn bị hồ sơ khiếu nại, xác định trách nhiệm bồi thường và hạn chế rủi ro trong các lô hàng quốc tế.

Hàng dễ vỡ bị hư hỏng khi vận chuyển quốc tế cần làm gì?

Khi phát hiện hàng bị nứt, vỡ hoặc biến dạng, người nhận cần ghi nhận hiện trạng. Sau đó, hãy thông báo cho đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn xử lý.

Kiểm tra và ghi nhận tình trạng hàng hóa

Kiểm tra thùng hàng, tem vận chuyển, niêm phong và sản phẩm bên trong. Chụp ảnh rõ các vị trí móp méo, thủng rách hoặc nứt vỡ.

Nếu bao bì bị hư hỏng, hãy ghi nhận tình trạng trước khi mở kiện. Nếu phát hiện hàng vỡ bên trong, hãy chụp ảnh từng lớp đóng gói.

Video mở kiện cũng có thể hỗ trợ xác minh tình trạng hàng hóa. Người nhận nên giữ lại hình ảnh gốc để bổ sung vào hồ sơ khiếu nại.

Giữ lại bao bì và sản phẩm bị hư hỏng

Không vội vứt bỏ thùng carton, vật liệu chèn lót hoặc mảnh vỡ. Những vật liệu này giúp xác minh cách đóng gói và mức độ tác động lên hàng hóa.

Nếu cần giám định, hãy giữ nguyên hiện trạng theo hướng dẫn của đơn vị xử lý. Với mảnh vỡ sắc nhọn, cần ưu tiên an toàn khi thu gom và bảo quản.

Thông báo cho đơn vị vận chuyển

Liên hệ đơn vị vận chuyển ngay khi phát hiện tổn thất. Cung cấp mã vận đơn, hình ảnh và mô tả thiệt hại.

Nếu phát hiện hư hỏng lúc giao hàng, hãy đề nghị nhân viên ghi nhận vào biên bản. Nếu đã ký nhận, người nhận vẫn cần thông báo bằng văn bản ngay khi phát hiện sự cố.

Thống kê thiệt hại

Lập danh sách sản phẩm bị hỏng, số lượng và tình trạng từng món. Đối chiếu danh sách với hóa đơn và phiếu đóng gói.

Chưa nên tự sửa chữa hoặc tiêu hủy hàng trước khi được hướng dẫn. Đơn vị vận chuyển hoặc bảo hiểm có thể yêu cầu kiểm tra tổn thất.

Thủ tục khiếu nại khi hàng quốc tế bị hư hỏng

Thủ tục khiếu nại phụ thuộc vào phương thức vận tải và hợp đồng. Người gửi cần chuẩn bị chứng từ để chứng minh thiệt hại và giá trị hàng hóa.

Chuẩn bị hồ sơ khiếu nại

Hồ sơ thường gồm các giấy tờ và bằng chứng sau:

• Vận đơn hoặc mã vận chuyển.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ mua hàng.
• Phiếu đóng gói và danh sách hàng bị hỏng.
• Ảnh chụp sản phẩm, bao bì và vật liệu chèn lót.
• Biên bản giao nhận hoặc biên bản ghi nhận tổn thất.
• Chứng từ giám định, sửa chữa hoặc xác định thiệt hại nếu có.

Với lô hàng nhiều sản phẩm, nên lập bảng kê riêng cho từng mã hàng. Bảng kê cần thể hiện số lượng hư hỏng và giá trị tương ứng.

Gửi thông báo tổn thất đúng thời hạn

Mỗi phương thức vận tải có quy định riêng về thời hạn khiếu nại. Người gửi cần kiểm tra điều kiện vận chuyển áp dụng cho lô hàng.

Đối với vận tải hàng không, thời hạn khiếu nại hư hỏng hàng hóa bằng văn bản là 14 ngày kể từ ngày nhận hàng.

Đối với vận tải biển, thời hạn thông báo bằng văn bản là 3 ngày kể từ ngày nhận hàng. Quy định này áp dụng với hư hỏng không thể phát hiện từ bên ngoài và có ngoại lệ liên quan đến việc giám định.

Các mốc trên không áp dụng đồng loạt cho mọi dịch vụ vận chuyển quốc tế. Người gửi cần kiểm tra hợp đồng và thông báo tổn thất sớm nhất có thể.

Theo dõi quá trình xử lý khiếu nại

Đơn vị vận chuyển có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc kiểm tra thực tế. Người gửi cần phản hồi đúng hạn và lưu lại toàn bộ trao đổi.

Nếu yêu cầu bị từ chối, hãy đề nghị giải thích bằng văn bản. Sau đó, đối chiếu lý do từ chối với hợp đồng và chứng cứ đã cung cấp.

Hàng dễ vỡ bị hư hỏng có được bồi thường không?

Việc bồi thường phụ thuộc vào nguyên nhân tổn thất và trách nhiệm của các bên. Giá trị hàng hóa cũng cần được chứng minh bằng hồ sơ phù hợp.

Trường hợp có thể được xem xét bồi thường

Yêu cầu bồi thường có thể được xem xét khi hàng hư hỏng trong thời gian thuộc trách nhiệm của đơn vị vận chuyển. Ví dụ, hàng bị vỡ do va đập trong quá trình bốc xếp hoặc trung chuyển.

Người gửi cần cung cấp bằng chứng về tình trạng hàng trước và sau vận chuyển. Đơn vị xử lý sẽ xem xét chứng cứ cùng điều kiện hợp đồng và quy định liên quan.

Trường hợp có thể bị từ chối bồi thường

Một số nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến kết quả giải quyết:

• Hàng đã hư hỏng trước khi vận chuyển.
• Bao bì không phù hợp với đặc tính sản phẩm.
• Người gửi khai báo sai hoặc vi phạm điều kiện vận chuyển.
• Tổn thất thuộc trường hợp miễn trừ trách nhiệm.
• Hồ sơ không đủ căn cứ hoặc khiếu nại quá hạn.

Từng trường hợp cần được xem xét theo hợp đồng và quy định áp dụng. Hình ảnh hàng bị vỡ chưa đủ để xác định trách nhiệm của đơn vị vận chuyển.

Mức bồi thường được xác định như thế nào?

Mức bồi thường phụ thuộc vào giá trị tổn thất và giới hạn trách nhiệm áp dụng. Một số phương thức vận tải còn quy định giới hạn theo trọng lượng hoặc đơn vị tính khác.

Nếu chỉ một phần lô hàng bị hỏng, cần xác định riêng giá trị phần hàng đó. Với sản phẩm có thể sửa chữa, chi phí sửa chữa cũng có thể hỗ trợ việc xác định thiệt hại.

Người gửi nên chuẩn bị hóa đơn và chứng từ thanh toán. Giá trị khai báo không đồng nghĩa với số tiền chắc chắn được bồi thường.

Bảo hiểm hàng hóa có chi trả khi hàng bị vỡ không?

Bảo hiểm có thể chi trả nếu tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm. Người mua cần kiểm tra điều khoản loại trừ, mức khấu trừ và thủ tục thông báo.

Một số hợp đồng yêu cầu giữ nguyên hiện trạng để giám định. Vì vậy, cần liên hệ doanh nghiệp bảo hiểm trước khi sửa chữa hoặc tiêu hủy hàng.

Bảo hiểm hàng hóa và trách nhiệm của đơn vị vận chuyển là hai cơ chế riêng biệt. Người gửi cần xác định đúng bên tiếp nhận hồ sơ và căn cứ giải quyết.

Cách hạn chế hư hỏng hàng dễ vỡ khi vận chuyển quốc tế

Đóng gói phù hợp giúp giảm nguy cơ va đập và nứt vỡ. Phương án bảo vệ cần phù hợp với đặc tính, kích thước và giá trị hàng hóa.

Đóng gói theo đặc tính hàng hóa

Với đồ thủy tinh hoặc gốm sứ, nên bọc riêng từng sản phẩm. Chèn kín khoảng trống để hạn chế hàng dịch chuyển trong thùng.

Với hàng giá trị cao, có thể sử dụng hộp chuyên dụng hoặc thùng kép. Nên thử nghiệm quy cách đóng gói trước khi gửi lô hàng lớn.

Ghi nhãn và khai báo chính xác

Người gửi cần khai báo đúng tên hàng, số lượng và giá trị. Nhãn “Fragile” giúp nhận diện hàng dễ vỡ nhưng không thay thế việc đóng gói đúng cách.

Nếu hàng cần giữ đúng chiều hoặc chống ẩm, hãy trao đổi trước với đơn vị vận chuyển. Đồng thời, cần xác nhận loại hàng được tiếp nhận trên tuyến dự kiến.

Lưu hồ sơ trước khi bàn giao

Chụp ảnh sản phẩm và từng lớp đóng gói trước khi niêm phong. Với lô hàng thương mại, nên lưu ảnh theo mã kiện để dễ đối chiếu.

Người gửi cũng nên cân nhắc mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao. Trước khi gửi, cần kiểm tra phạm vi bảo hiểm và thủ tục bồi thường.

Kết luận

Khi hàng dễ vỡ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển quốc tế, hãy ghi nhận hiện trạng và thông báo tổn thất ngay. Hồ sơ đầy đủ giúp quá trình xác minh và xử lý khiếu nại thuận lợi hơn.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương án vận tải và đóng gói phù hợp với từng lô hàng. 90000 Logistics hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển theo đặc tính hàng hóa và nhu cầu giao nhận của doanh nghiệp.

Liên hệ 90000 Logistics để trao đổi về tuyến vận chuyển và yêu cầu xử lý hàng hóa trước khi gửi.