Thiếu giấy phép nhập khẩu: Lô hàng được xử lý thế nào?

Lô hàng đã về đến cảng nhưng doanh nghiệp mới phát hiện mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu. Khi đó, vấn đề không chỉ là thiếu một loại giấy tờ mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hải quan, thời gian nhận hàng và chi phí logistics.

Quan trọng hơn, không phải trường hợp nào cũng có thể bổ sung giấy phép sau khi hàng đã về cảng. Tùy loại hàng và quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể được hoàn thiện hồ sơ để tiếp tục thủ tục hoặc phải thực hiện biện pháp xử lý khác.

Vậy hàng nào phải có giấy phép nhập khẩu? “Thiếu giấy phép” thực tế là gì và lô hàng có thể được xử lý ra sao? Hãy cùng 90000 Logistics tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hàng nào phải có giấy phép nhập khẩu?

Không phải mọi mặt hàng nhập khẩu vào Việt Nam đều phải xin giấy phép. Yêu cầu này phụ thuộc vào chính sách quản lý đối với từng loại hàng. Thường được xác định dựa trên mã HS, đặc tính hàng hóa và mục đích nhập khẩu.

Một số nhóm hàng có thể thuộc diện quản lý bằng giấy phép, hạn ngạch hoặc điều kiện nhập khẩu. Ngoài ra, nhiều mặt hàng còn phải đáp ứng các yêu cầu quản lý chuyên ngành như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm.

Vì vậy, trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra theo trình tự:

Mã HS → chính sách mặt hàng → yêu cầu giấy phép/điều kiện → cơ quan cấp phép → thời điểm phải có giấy phép.

Quy định về hàng hóa xuất nhập khẩu có điều kiện và giấy phép hiện được Bộ Công Thương quy định trong hệ thống pháp luật về quản lý ngoại thương.

“Thiếu giấy phép nhập khẩu” thực tế là gì?

“Thiếu giấy phép nhập khẩu” không chỉ có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn chưa xin giấy phép.

Trên thực tế, tình trạng này có thể xuất hiện dưới nhiều dạng:

Chưa xin giấy phép: Doanh nghiệp chưa thực hiện thủ tục cấp phép dù mặt hàng thuộc diện bắt buộc.

Đã xin nhưng chưa được cấp: Hồ sơ đang được cơ quan có thẩm quyền xử lý. Nhưng giấy phép chưa được cấp tại thời điểm doanh nghiệp cần hoàn thiện thủ tục nhập khẩu.

Có giấy phép nhưng thông tin không phù hợp: Tên hàng, số lượng, chủng loại hoặc thông tin liên quan trên giấy phép không khớp với lô hàng thực tế.

Giấy phép hết hiệu lực: Doanh nghiệp đã được cấp giấy phép nhưng thời hạn sử dụng đã kết thúc.

Xác định sai chính sách mặt hàng: Doanh nghiệp ban đầu cho rằng hàng không cần giấy phép nhưng sau khi kiểm tra lại mã HS hoặc quy định chuyên ngành mới phát hiện yêu cầu cấp phép.

Vì vậy, khi phát hiện “thiếu giấy phép”, việc đầu tiên cần làm là xác định chính xác lô hàng đang thiếu loại giấy tờ nào và nguyên nhân vì sao.

Điều gì xảy ra khi hàng về cảng mà chưa có giấy phép nhập khẩu?

1. Lô hàng có thể chưa được thông quan

Nếu hàng thuộc diện phải có giấy phép nhưng doanh nghiệp chưa đáp ứng yêu cầu, lô hàng có thể chưa đủ điều kiện để hoàn tất thủ tục nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại chính sách mặt hàng và tình trạng hồ sơ trước khi xác định hướng xử lý.

2. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt

Trong trường hợp có hành vi nhập khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép nhưng không có giấy phép theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Mức phạt và biện pháp xử lý cụ thể phụ thuộc vào hành vi, loại hàng hóa và quy định áp dụng. Do đó, không nên hiểu rằng mọi trường hợp thiếu giấy phép đều có cùng một mức phạt.

3. Lô hàng có thể phải đưa ra khỏi Việt Nam

Với một số hành vi nhập khẩu không có giấy phép theo quy định, pháp luật có thể áp dụng biện pháp khắc phục như buộc đưa hàng ra khỏi lãnh thổ Việt Nam tại cửa khẩu nhập.

Đối với những trường hợp hàng hóa gây hại cho con người, ô nhiễm môi trường hoặc có nguy cơ lây lan dịch bệnh, có thể phát sinh yêu cầu tiêu hủy theo quy định áp dụng.

Vì vậy, không phải cứ thiếu giấy phép là hàng sẽ bị tiêu hủy. Cách xử lý phụ thuộc vào loại hàng và hành vi vi phạm cụ thể.

4. Không phải mọi trường hợp đều bị xử phạt

Cần phân biệt giữa việc hồ sơ chưa đầy đủ để hoàn tất thủ tục và việc đã phát sinh hành vi nhập khẩu hàng hóa không có giấy phép theo quy định.

Nếu doanh nghiệp phát hiện thiếu giấy phép trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và chưa phát sinh hành vi vi phạm, hướng xử lý có thể khác với trường hợp hàng đã được nhập khẩu khi chưa đáp ứng điều kiện bắt buộc.

Nếu chưa có giấy phép nhập khẩu thì xử lý thế nào?

Khi phát hiện thiếu giấy phép, doanh nghiệp nên xử lý theo thứ tự thay vì tiếp tục làm thủ tục theo hồ sơ hiện có.

Bước 1: Xác định lại chính sách mặt hàng nhập khẩu

Kiểm tra mã HS, tên hàng, thành phần, công dụng và các thông tin kỹ thuật để xác định chính xác hàng có thuộc diện phải xin giấy phép hay không.

Nếu nguyên nhân xuất phát từ việc áp sai mã HS hoặc xác định sai đặc tính hàng hóa, cần xử lý lại từ bước này trước khi làm hồ sơ xin phép.

Bước 2: Kiểm tra khả năng cấp giấy phép nhập khẩu

Xác định cơ quan quản lý có thẩm quyền, điều kiện cấp phép và tình trạng hồ sơ.

Không phải hàng hóa nào cũng được cấp giấy phép bổ sung.

Nếu mặt hàng vẫn đáp ứng điều kiện và pháp luật cho phép hoàn thiện giấy phép ở thời điểm đó, doanh nghiệp có thể tiếp tục hoàn thiện hồ sơ và phối hợp với đơn vị khai báo hải quan để xử lý lô hàng.

Ngược lại, nếu hàng hóa không đáp ứng điều kiện cấp phép hoặc quy định không cho phép bổ sung giấy phép theo tình huống thực tế, doanh nghiệp không nên mặc định rằng chỉ cần “xin giấy phép sau” là có thể thông quan.

Bước 3: Làm việc với đơn vị hải quan và cơ quan quản lý

Doanh nghiệp cần xác định rõ lô hàng đang ở trạng thái nào, hồ sơ còn thiếu gì và phương án xử lý được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.

Tùy trường hợp, hướng xử lý có thể là:

Bổ sung hồ sơ/giấy phép → tiếp tục thủ tục nhập khẩu

hoặc

Không đủ điều kiện → thực hiện biện pháp xử lý khác theo quy định.

Việc xác định đúng hướng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hàng nằm tại cảng trong thời gian dài nhưng doanh nghiệp vẫn chưa có phương án xử lý.

Chi phí và rủi ro khi thiếu giấy phép nhập khẩu

Chi phí phát sinh thường không chỉ nằm ở tiền phạt.

Chi phí logistics

Hàng phải chờ xử lý càng lâu, doanh nghiệp càng có nguy cơ phát sinh:

• Phí lưu kho, lưu bãi.
• Phí lưu container hoặc các khoản liên quan đến phương tiện.
• Chi phí kiểm tra, bổ sung chứng từ.
• Chi phí vận chuyển hoặc xử lý hàng nếu phải đưa hàng ra khỏi Việt Nam.

Rủi ro về tiến độ

Một lô hàng chưa đủ điều kiện thông quan có thể làm chậm:

• Kế hoạch sản xuất.
• Tiến độ giao hàng cho khách.
• Kế hoạch phân phối.
• Dòng tiền của doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý

Nếu cơ quan chức năng xác định có hành vi vi phạm, doanh nghiệp có thể phải chịu xử phạt hành chính và các biện pháp khắc phục hậu quả tương ứng. Nghị định 128/2020/NĐ-CP hiện là một trong những văn bản về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Vì vậy, chi phí thực tế của một lỗi giấy phép có thể lớn hơn nhiều so với chi phí xin giấy phép ban đầu.

Làm sao để tránh thiếu giấy phép nhập khẩu?

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist 5 bước:

1. Xác định mã HS
Không chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm.

2. Kiểm tra chính sách mặt hàng
Xác định hàng thuộc diện cấm, hạn chế, có điều kiện, phải có giấy phép hay phải kiểm tra chuyên ngành.

3. Xác định cơ quan cấp phép
Biết rõ giấy phép do cơ quan nào cấp và điều kiện để được cấp.

4. Hoàn thiện giấy phép trước khi hàng về
Không nên chờ đến khi hàng cập cảng mới kiểm tra yêu cầu giấy phép.

5. Đối chiếu giấy phép với lô hàng
Kiểm tra tên hàng, số lượng, chủng loại và các thông tin liên quan trước khi khai báo.

Đối với những mặt hàng có chính sách phức tạp. Doanh nghiệp nên kiểm tra từ khâu phân loại HS và chính sách nhập khẩu thay vì chỉ kiểm tra bộ chứng từ khi hàng đã đến cảng.

Kết luận

Thiếu giấy phép nhập khẩu không phải lúc nào cũng dẫn đến cùng một cách xử lý.

Nếu lô hàng chưa đáp ứng điều kiện về giấy phép, doanh nghiệp cần xác định trước hàng có thực sự thuộc diện cấp phép hay không, giấy phép có thể được bổ sung hay không và hành vi đã phát sinh đến mức nào.

Đặc biệt, không phải cứ thiếu giấy phép nhập khẩu thì có thể xin bổ sung sau khi hàng về cảng. Với những trường hợp không đủ điều kiện hoặc đã phát sinh hành vi vi phạm, lô hàng có thể phải chịu xử phạt và các biện pháp khắc phục theo quy định.

Với dịch vụ hải quan, 90000 Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như phân loại hàng hóa, xác định mã HS và hỗ trợ xin giấy phép xuất nhập khẩu đối với các mặt hàng đặc biệt.