Tổng chi phí một lô hàng nhập khẩu gồm những khoản nào?

Khi nhập khẩu hàng hóa, giá mua trên hóa đơn chưa phải là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải chi. Một lô hàng có thể phát sinh thêm cước vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, thuế GTGT, phí hải quan, phí cảng, lưu kho và nhiều khoản khác.

Nếu chỉ tính giá hàng, doanh nghiệp rất dễ đánh giá thấp giá vốn thực tế của lô hàng.

Vậy chi phí nhập khẩu gồm những khoản nào và nên tính như thế nào? Hãy cùng 90000 Logistic tìm hiểu.

Tổng chi phí nhập khẩu gồm những khoản nào?

Tùy loại hàng, tuyến vận chuyển, điều kiện giao hàng và phương thức nhập khẩu, một lô hàng thường có các nhóm chi phí chính:

Nhóm chi phí	Khoản thường gặp
Giá hàng	Giá mua theo hợp đồng/hóa đơn
Vận chuyển quốc tế	Cước biển, cước hàng không, chuyển phát nhanh…
Bảo hiểm	Phí bảo hiểm hàng hóa nếu có
Thuế	Thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác nếu thuộc diện áp dụng
Hải quan	Khai báo, kiểm tra và xử lý thủ tục
Phí tại cảng/kho	THC, handling, lưu kho, lưu bãi… tùy lô hàng
Kiểm tra chuyên ngành	Kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm… nếu có
Vận chuyển nội địa	Chi phí đưa hàng từ cảng/sân bay về kho
Chi phí phát sinh	Lưu container, lưu bãi, sửa chứng từ, kiểm hóa… nếu phát sinh

Không phải lô hàng nào cũng có tất cả các khoản trên. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập bảng dự toán riêng cho từng lô thay vì áp dụng một tỷ lệ cố định.

Giá mua hàng hóa

Đây thường là khoản chi phí lớn nhất và được thể hiện trên hợp đồng hoặc hóa đơn thương mại.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập 1.000 sản phẩm từ Trung Quốc với đơn giá 5 USD/sản phẩm:

Giá hàng = 1.000 × 5 = 5.000 USD

Tuy nhiên, 5.000 USD mới là giá mua hàng. Doanh nghiệp vẫn cần cộng các chi phí liên quan để xác định tổng chi phí nhập khẩu.

Điều kiện giao hàng Incoterms cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khoản tiền người mua phải thanh toán. Với FOB, CIF, EXW, DAP… trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua sẽ khác nhau.

Cước vận chuyển quốc tế

Cước vận chuyển phụ thuộc vào phương thức và tuyến vận chuyển.

Một số hình thức phổ biến gồm:

• Đường biển FCL: hàng nguyên container.
• Đường biển LCL: hàng lẻ.
• Đường hàng không: phù hợp với hàng cần tốc độ giao nhanh.
• Chuyển phát nhanh: thường dùng cho hàng nhỏ, mẫu hoặc lô hàng cần giao nhanh.

Với đường biển, chi phí có thể phụ thuộc vào loại container, cảng đi, cảng đến và thời điểm vận chuyển.

Với đường hàng không, cước thường liên quan đến trọng lượng tính cước, tuyến bay và loại hàng.

Do đó, không nên chỉ hỏi “cước vận chuyển bao nhiêu?” mà nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ phạm vi dịch vụ và các khoản đã bao gồm/chưa bao gồm.

Phí bảo hiểm hàng hóa

Bảo hiểm không phải lúc nào cũng bắt buộc.

Tuy nhiên, với hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng, doanh nghiệp có thể cân nhắc mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Theo quy định về trị giá hải quan, chi phí bảo hiểm hàng hóa đến cửa khẩu nhập đầu tiên có thể là một khoản điều chỉnh trong quá trình xác định trị giá hải quan, tùy trường hợp.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tách riêng phí bảo hiểm khi lập bảng tính chi phí lô hàng.

Thuế nhập khẩu

Thuế nhập khẩu là khoản doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi đặt hàng.

Mức thuế không giống nhau cho mọi mặt hàng. Việc xác định thuế phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Mã HS của hàng hóa.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Biểu thuế áp dụng.
• Điều kiện để hưởng ưu đãi thuế nếu có.

Đây là lý do việc xác định đúng mã HS và xuất xứ ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng khi dự toán chi phí nhập khẩu.

Ngoài thuế nhập khẩu, một số mặt hàng có thể chịu thêm các loại thuế khác theo quy định.

Thuế giá trị gia tăng – VAT

Hàng hóa nhập khẩu thuộc diện chịu VAT sẽ phát sinh thêm khoản thuế này.

Điểm cần lưu ý là VAT hàng nhập khẩu không đơn giản được tính trực tiếp trên giá mua hàng.

Theo quy định được Tổng cục Hải quan dẫn chiếu, giá tính VAT đối với hàng hóa nhập khẩu được xác định trên cơ sở giá nhập tại cửa khẩu cộng với thuế nhập khẩu nếu có, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có và thuế bảo vệ môi trường nếu có.

Vì vậy, khi tính tổng chi phí, doanh nghiệp cần đưa VAT vào bảng dự toán riêng thay vì chỉ tính trên giá invoice.

Chi phí làm thủ tục hải quan

Đây là nhóm chi phí liên quan đến quá trình đưa hàng qua thủ tục hải quan.

Có thể bao gồm:

• Chi phí khai báo hải quan.
• Phí xử lý chứng từ.
• Chi phí kiểm hóa nếu phát sinh dịch vụ liên quan.
• Chi phí điều chỉnh hoặc xử lý chứng từ trong một số trường hợp.

Doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục sẽ có cơ cấu chi phí khác với trường hợp thuê đơn vị logistics thực hiện.

90000 Logistics hiện cung cấp dịch vụ khai báo hải quan và các dịch vụ logistics liên quan đến hàng xuất nhập khẩu.

Phí cảng, kho bãi và handling

Đây là nhóm chi phí thường bị bỏ quên khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá hàng và cước vận chuyển.

Tùy phương thức vận chuyển, có thể phát sinh:

• Phí THC.
• Phí handling.
• Phí nâng hạ.
• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Phí lưu kho.
• Phí vệ sinh container hoặc các khoản liên quan nếu có.

Mức phí phụ thuộc vào cảng, hãng tàu, đơn vị khai thác và thời gian hàng lưu tại cảng/kho.

Vì vậy, khi nhận báo giá logistics, nên kiểm tra rõ local charges thay vì chỉ nhìn vào cước vận chuyển quốc tế.

Chi phí kiểm tra chuyên ngành

Một số nhóm hàng có thể phải thực hiện các thủ tục hoặc kiểm tra chuyên ngành trước khi được đưa vào lưu thông.

Tùy sản phẩm, có thể liên quan đến:

• Kiểm dịch.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Công bố hoặc đăng ký theo quy định chuyên ngành.
• Kiểm tra đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.

Do đó, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp nên kiểm tra xem sản phẩm có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Chi phí vận chuyển từ cảng về kho

Hàng đã hoàn thành thủ tục nhập khẩu vẫn chưa đồng nghĩa với việc hàng đã về kho.

Doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí vận chuyển nội địa từ:

Cảng/sân bay → kho doanh nghiệp

Chi phí phụ thuộc vào:

• Khoảng cách.
• Loại phương tiện.
• Trọng lượng hoặc số lượng hàng.
• Loại container.
• Địa điểm giao hàng.
• Thời gian giao nhận.

Với hàng container, việc tính cả chi phí vận chuyển chặng cuối giúp doanh nghiệp biết được giá vốn thực tế sau khi hàng về kho.

Các khoản chi phí phát sinh

Ngoài những khoản dự kiến từ đầu, một lô hàng có thể phát sinh thêm chi phí do vấn đề về chứng từ, thời gian hoặc tình trạng hàng hóa.

Ví dụ:

• Lưu container quá thời hạn.
• Lưu bãi.
• Lưu kho.
• Phát sinh kiểm hóa.
• Sửa đổi chứng từ.
• Chờ kiểm tra chuyên ngành.
• Phí xử lý hàng đặc biệt.

Những khoản này không nhất thiết xuất hiện trong mọi lô hàng. Nhưng doanh nghiệp nên có một khoản dự phòng khi lập ngân sách nhập khẩu.

Công thức tính tổng chi phí nhập khẩu

Có thể hình dung đơn giản:

Tổng chi phí nhập khẩu = Giá hàng + Vận chuyển quốc tế + Bảo hiểm + Thuế + Phí hải quan + Phí cảng/kho + Kiểm tra chuyên ngành + Vận chuyển nội địa + Chi phí phát sinh

Đây là công thức quản trị chi phí để doanh nghiệp dự toán ngân sách. Không nên hiểu đây là công thức xác định trị giá hải quan hoặc số thuế phải nộp, vì mỗi khoản có cách xác định riêng theo quy định.

Đối với trị giá hải quan của hàng nhập khẩu, pháp luật quy định nguyên tắc xác định dựa trên giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên và áp dụng tuần tự các phương pháp xác định trị giá theo quy định.

Ví dụ tính chi phí một lô hàng nhập khẩu

Giả sử doanh nghiệp nhập một lô hàng có:

• Giá hàng: 10.000 USD
• Cước vận chuyển quốc tế: 800 USD
• Bảo hiểm: 100 USD
• Thuế và các khoản phải nộp: ước tính 1.500 USD
• Phí logistics tại cảng: 300 USD
• Vận chuyển nội địa: 200 USD

Khi đó:

Tổng chi phí dự kiến = 10.000 + 800 + 100 + 1.500 + 300 + 200 = 12.900 USD

Con số thực tế có thể thay đổi tùy điều kiện giao hàng, loại hàng, chính sách thuế và các khoản phí phát sinh.

Ví dụ trên chỉ nhằm minh họa cách lập bảng dự toán, không phải mức chi phí áp dụng cho mọi lô hàng.

5 khoản doanh nghiệp dễ bỏ sót khi tính chi phí nhập khẩu

Nếu chỉ nhìn vào invoice và báo giá vận chuyển, doanh nghiệp thường dễ bỏ qua:

1. Local charges: các khoản phí phát sinh tại cảng hoặc đầu nhập.

2. Chi phí lưu kho, lưu bãi: đặc biệt khi hàng chưa thể thông quan hoặc nhận hàng đúng thời hạn.

3. Kiểm tra chuyên ngành: có thể làm tăng cả chi phí và thời gian xử lý.

4. Vận chuyển nội địa: hàng từ cảng về kho vẫn là một phần của chi phí đưa hàng vào hoạt động kinh doanh.

5. Chi phí phát sinh: sửa chứng từ, kiểm hóa, lưu container hoặc các vấn đề bất thường khác.

Việc lập bảng chi phí ngay từ trước khi đặt hàng giúp doanh nghiệp có cơ sở tính giá vốn và hạn chế tình trạng “giá nhập ban đầu thấp nhưng chi phí thực tế lại cao”.

Làm thế nào để kiểm soát chi phí nhập khẩu?

Thay vì chỉ so sánh giá cước giữa các đơn vị logistics, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo tổng chi phí của cả lô hàng.

Một bảng báo giá nên thể hiện rõ:

Hạng mục	Đơn giá	Số lượng	Thành tiền	Đã bao gồm?
Giá hàng
Cước quốc tế
Bảo hiểm
Thuế
Phí hải quan
Local charges
Vận chuyển nội địa
Phí khác

Cách này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng báo giá ban đầu có vẻ thấp nhưng sau đó phát sinh nhiều khoản ngoài dự kiến.

90000 Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhập khẩu

Tính đúng chi phí nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp biết một lô hàng cần bao nhiêu ngân sách mà còn giúp tính giá vốn và lên kế hoạch kinh doanh chính xác hơn.

90000 Logistics cung cấp các giải pháp từ vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan đến vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp với loại hàng, tuyến vận chuyển và nhu cầu giao nhận.

Khi lập phương án cho một lô hàng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ các khoản đã bao gồm và chưa bao gồm. Điều này giúp hạn chế những chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình nhập khẩu.

Kết luận

Tổng chi phí của một lô hàng nhập khẩu không chỉ gồm giá mua hàng và cước vận chuyển. Doanh nghiệp còn cần tính đến thuế, phí hải quan, phí cảng và kho bãi, kiểm tra chuyên ngành, vận chuyển nội địa và các khoản phát sinh nếu có.

Việc lập trước bảng chi phí cho từng lô hàng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, tính đúng giá vốn và lựa chọn phương án logistics phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu một lô hàng và chưa biết cần dự toán những khoản nào, 90000 Logistics có thể hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển và các thủ tục logistics liên quan.