Hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan: Doanh nghiệp cần kiểm tra gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tình trạng hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan hoặc cửa khẩu nhưng chưa thể hoàn tất thủ tục thông quan luôn là tình huống tạo áp lực lớn cho doanh nghiệp. Không ít quản lý logistics, bộ phận thu mua hay chủ doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái lúng túng khi nhận thông báo lô hàng bị giữ lại. Việc chậm thông quan không chỉ làm gián đoạn kế hoạch sản xuất, giao hàng cho đối tác mà còn kéo theo các khoản chi phí phát sinh nặng nề như phí DEM/DET và chi phí chờ xe.

Tuy nhiên, việc hàng hóa bị tạm giữ tại hải quan không đồng nghĩa với việc lô hàng chắc chắn vi phạm pháp luật. Trong nhiều trường hợp, đây là quy trình kiểm tra nghiệp vụ dựa trên cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan quản lý nhà nước. Vấn đề cốt lõi là doanh nghiệp cần bình tĩnh, xác định đúng nguyên nhân và tiến hành kiểm tra theo một quy trình bài bản thay vì xử lý mang tính cảm tính.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nguyên nhân phổ biến và cung cấp checklist những điểm doanh nghiệp cần kiểm tra ngay lập tức khi hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan, giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Hiểu đúng về tình trạng “hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan”

Theo quy định pháp luật hải quan Việt Nam, thông quan hàng hóa là quy trình để hàng hóa được phép đưa vào tiêu dùng, sử dụng hoặc xuất khẩu. Khi một lô hàng bị giữ lại (thường thể hiện qua việc tờ khai bị chuyển sang luồng vàng, luồng đỏ hoặc có yêu cầu nghiệp vụ trực tiếp từ chi cục hải quan), cơ quan chức năng đang cần làm rõ các yếu tố về tính hợp pháp, sự chính xác của thông tin khai báo hoặc các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan.

Việc tạm giữ hàng có thể chia thành nhiều cấp độ khác nhau:

• Kiểm tra hồ sơ giấy tờ – Luồng vàng): Hải quan yêu cầu doanh nghiệp xuất trình các chứng từ gốc để đối chiếu.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa – Luồng đỏ / Kiểm hóa: Hàng hóa được đưa đến khu vực kiểm tra để đối chiếu số lượng, quy cách, mã số, nhãn mác thực tế so với tờ khai.
• Tham vấn giá hoặc kiểm tra chuyên ngành: Lô hàng bị giữ lại để xác định lại trị giá tính thuế hoặc chờ kết quả thử nghiệm mẫu, kiểm định chất lượng từ cơ quan quản lý chuyên ngành.

5 nhóm nguyên nhân cốt lõi khiến hàng nhập khẩu bị tạm giữ tại hải quan

Trước khi thực hiện bất kỳ bước giải trình hay sửa đổi nào, doanh nghiệp cần nhận diện chính xác nguyên nhân dẫn đến việc gián đoạn thông quan. Dưới đây là 5 nhóm nguyên nhân phổ biến nhất:

Nhóm 1: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bất nhất hoặc thiếu sót

Đây là nguyên nhân chiếm tỷ lệ cao nhất. Sự sai lệch dù là nhỏ nhất về số lượng kiện, trọng lượng Gross/Net, mô tả tên hàng giữa Commercial Invoice, Packing List và Bill of Lading đều khiến hệ thống hoặc cán bộ hải quan yêu cầu dừng thông quan để làm rõ.

Nhóm 2: Sai sót hoặc nghi vấn về mã HS và thuế suất

Mã HS là căn cứ quyết định chính sách quản lý mặt hàng và mức thuế suất. Nếu doanh nghiệp áp mã HS chưa chính xác, mô tả hàng hóa mơ hồ hoặc có sự chênh lệch lớn về mức thuế so với dữ liệu quản lý rủi ro, hải quan sẽ tiến hành giữ hàng để yêu cầu doanh nghiệp giải trình tài liệu kỹ thuật, catalogue hoặc cấu tạo sản phẩm.

Nhóm 3: Vướng mắc về chính sách mặt hàng và kiểm tra chuyên ngành

Nhiều doanh nghiệp thường có thói quen đợi hàng về đến cảng mới tiến hành xin giấy phép, làm thủ tục kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động thực vật hoặc công hợp quy. Đối với các mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành (như thiết bị điện tử, hóa chất, thực phẩm, trang thiết bị y tế…), việc thiếu các chứng từ này sẽ khiến lô hàng bị giữ lại hoàn toàn cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ kiểm tra.

Nhóm 4: Nghi vấn về trị giá hải quan

Nếu mức giá khai báo trên tờ khai thấp hơn đáng kể so với cơ sở dữ liệu quản lý giá của cơ quan hải quan đối với mặt hàng tương tự, lô hàng sẽ bị đưa vào diện tham vấn giá. Doanh nghiệp phải chứng minh tính hợp pháp và trung thực của giao dịch thông qua hợp đồng, chứng từ thanh toán quốc tế – T/T, L/C và các chi phí liên quan.

Nhóm 5: Vấn đề về xuất xứ và nhãn hàng hóa

Trường hợp doanh nghiệp khai báo hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt nhưng C/O có sai sót về hình thức, nội dung hoặc chữ ký, hải quan có quyền từ chối ưu đãi và giữ lại để xác minh. Bên cạnh đó, theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 43/2017/NĐ-CP, hàng hóa nhập khẩu khi lưu thông bắt buộc phải có nhãn phụ tiếng Việt đầy đủ thông tin; việc thiếu nhãn hoặc nhãn gốc không khớp cũng là lý do hàng bị tạm giữ.

Checklist 5 bước doanh nghiệp cần kiểm tra ngay khi hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan

Khi nhận thấy lô hàng bị dừng thông quan, thay vì hoang mang hoặc tự phỏng đoán, đội ngũ phụ trách xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự theo checklist sau:

Bước 1: Xác định chính xác lý do và thông báo nghiệp vụ từ hải quan

• Kiểm tra trạng thái tờ khai trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS/ECUS để xem mã lỗi hoặc nội dung yêu cầu từ hệ thống.
• Liên hệ trực tiếp với bộ phận nghiệp vụ tại Chi cục Hải quan cửa khẩu (hoặc mở tờ khai) để nhận thông báo chính thức về nội dung cần kiểm tra (kiểm hóa, tham vấn giá hay bổ sung chứng từ chuyên ngành).

Bước 2: Rà soát toàn bộ bộ chứng từ thương mại và logistics

• Đối chiếu chéo thông tin giữa Commercial Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB và Sales Contract.
• Kiểm tra kỹ các thông số kỹ thuật, mã Model, số Serial (nếu có) để đảm bảo sự đồng nhất tuyệt đối giữa hồ sơ khai báo và thực tế hàng hóa.

Bước 3: Kiểm tra trạng thái Lệnh giao hàng và quản lý chi phí tại cảng

• Kiểm tra với hãng tàu hoặc đơn vị forwarder về trạng thái phát hành D/O.
• Theo dõi sát sao thời hạn miễn phí DEM/DET tại cảng để chủ động phương án làm việc, tránh việc chi phí phát sinh vượt quá giá trị lô hàng khi thời gian xử lý kéo dài.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ kiểm tra chuyên ngành và tiêu chuẩn kỹ thuật

• Đối với hàng hóa phải kiểm định, kiểm nghiệm hoặc kiểm dịch, cần kiểm tra xem đã nộp đủ hồ sơ đăng ký và có kết quả sơ bộ hay chưa.
• Chuẩn bị sẵn các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, catalogue, chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng hoặc đơn vị giám định yêu cầu.

Bước 5: Lập phương án giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc khai báo bổ sung

• Dựa trên yêu cầu cụ thể của cán bộ hải quan, chuẩn bị văn bản giải trình kèm theo các chứng từ chứng minh tính hợp pháp (như chứng từ thanh toán ngân hàng, thư xác nhận từ nhà cung cấp nước ngoài).
• Nếu phát hiện sai sót trong quá trình khai báo ban đầu, tiến hành thực hiện khai bổ sung theo quy định pháp luật hiện hành sau khi được sự đồng ý của cơ quan hải quan.

Giải pháp chủ động quản lý rủi ro thông quan cùng 90000 Logistics

Thực tế cho thấy, phần lớn các rủi ro bị giữ hàng tại hải quan đều có thể được phòng ngừa từ sớm nếu doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ khâu chuẩn bị chứng từ trước khi hàng xuất đi. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các nhà máy chưa có đội ngũ chuyên trách sâu về thủ tục hải quan và chính sách mặt hàng, việc tự xử lý các vướng mắc pháp lý phức tạp thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí cơ hội.

Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế và thủ tục xuất nhập khẩu, 90000 Logistics định vị mình là người đồng hành đáng tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng:

• Tư vấn và rà soát chứng từ từ gốc: Hỗ trợ kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng và bộ chứng từ thương mại ngay từ giai đoạn chuẩn bị đặt hàng, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh khi hàng về đến cửa khẩu.
• Dịch vụ khai báo và thông quan chuyên nghiệp: Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục phức tạp như khai báo hải quan, tham vấn giá, kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép con và giải quyết các vướng mắc phát sinh tại cửa khẩu.
• Giải pháp logistics tích hợp linh hoạt: Kết nối đồng bộ giữa các phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ), kho bãi và dịch vụ thông quan trong một quy trình khép kín, giúp doanh nghiệp an tâm tuyệt đối về tiến độ giao nhận.

Kết luận

Hàng nhập khẩu bị giữ tại hải quan là một bài toán đòi hỏi sự nhạy bén, chính xác và am hiểu luật pháp của doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát bộ chứng từ, hiểu rõ nguyên nhân và tuân thủ đúng quy trình xử lý sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải phóng lô hàng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo nhịp độ kinh doanh ổn định.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc về thủ tục hải quan hoặc cần một giải pháp vận chuyển quốc tế an toàn, minh bạch và tối ưu, hãy liên hệ ngay với 90000 Logistics để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.